2de Voortgangsrapportage 2021

In control

In de paragraaf bedrijfsvoering van de Programmabegroting 2021 staat kort beschreven wat de aandachtspunten zijn voor ‘in control’ in 2021, zowel de reguliere punten als de specifiek voor 2021 relevante. ↵
De afgelopen jaren was de totstandkoming van en de controle op de jaarstukken een van de speerpunten. Net als in 2019 is dat proces grosso modo ook t.a.v. de jaarstukken 2020 naar tevredenheid verlopen. We denken dat we deze werkzaamheden met die ervaring weer als ‘regulier’ kunnen aanmerken. De Commissie voor de Rekeningen wordt wel nog steeds periodiek geïnformeerd over de voortgang daarvan.

Speerpunten voor 2021, naast de focuspunten die worden genoemd in het Algemeen Controleplan 2021, zijn:
• de invoering van een nieuw financieel en inkoopsysteem,
• de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording en
• aanpak digitalisering van de audits.

In 2020 en 2021 bereiden we de invoering voor van een nieuw financieel en inkoopsysteem (Unit4ERP). Hiertoe zijn in 2020 een business case en een programma van eisen opgesteld. In maart 2021 is de invoeringsfase begonnen. Het betreft een regionaal project waarbij dit systeem op 1 januari 2022 in zes organisaties tegelijk werkend zal moeten zijn. Dat vergt een enorme inspanning van de gehele financiële kolom, inkoopadviseurs, informatieadviseurs en functioneel beheerders en vertegenwoordigers uit de gebruikersorganisaties. De complexiteit van het project zit ‘m niet alleen in de regionale aanpak, maar ook in de vele koppelingen die met systemen vanuit het primaire proces moeten worden gelegd. In de 1e voortgangsrapportage gaven we aan dat zou worden beoordeeld of de invoeringsdatum van 1-1-2020 nog steeds haalbaar zou zijn. Dat is niet het geval gebleken, waarna is besloten de invoeringsdatum te verleggen naar 1-1-2023. De extra kosten die dit met zich meebrengt worden grotendeels gedragen door de leverancier. Het restant wordt gedekt uit budgetten binnen SP71.

Vanaf 2022 zal naar aanleiding van landelijke wetgeving het College een rechtmatigheidsverantwoording moeten afgeven. Het jaar van invoering is door het Rijk verzet van 2021 naar 2022. Hoewel Leiden reeds een in-control verklaring heeft, zal de rechtmatigheidsverantwoording niet geheel hetzelfde zijn. In 2022 zal de invoering daadwerkelijk moeten plaatsvinden. Inmiddels zijn daarover door de raad de benodigde besluiten genomen.

Digitalisering van de audits: de verwachting is dat binnen 10 jaar de belangrijkste financiële processen geautomatiseerd zullen zijn. Door robotisering en artificial intelligence zullen processen wezenlijk anders zijn ingericht. Dit maakt de weg vrij om ook anders de audits uit te voeren: geen intensieve handmatige steekproeven meer, maar steeds meer data-analyses. In 2019 en 2020 zijn een aantal pilots uitgevoerd om het gebied van de digitale audit te verkennen en kennis op te bouwen, in samenwerking met andere gemeenten. In 2021 zijn en zullen deze activiteiten op beperkte schaal worden voortgezet.

Over uitgevoerde doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken rapporteren wij in de jaarstukken.