1e Voortgangsrapportage 2020

In control

Net als in 2018 is voor 2019 een plan gemaakt voor een verbeterde afronding van het jaarrekeningtraject. Dat plan is afgestemd met de Commissie voor de Rekeningen. Het betreft vooral administratieve werkzaamheden voor de onderbouwing van de bedragen die zijn opgenomen in de jaarrekening. De eisen die daaraan gesteld worden, stemmen we zorgvuldig af met de externe accountant.

Over de voortgang van de jaarafsluiting rapporteren we schriftelijk vóór elke vergadering van de Commissie voor de Rekeningen. Zo houdt ook de raad vinger aan de pols op dit traject. Ten tijde van het opstellen van deze voortgangsrapportage (mei 2020) verliep het proces m.b.t. de totstandkoming van de jaarrekening en de controle daarop nagenoeg conform planning. I.v.m. de coronacrisis zou het kunnen zijn dat het Ministerie van Binnenlandse Zaken de uiterste indieningsdatum voor de jaarrekening (15 juli) naar achteren verschuift.

Overige speerpunten die zijn genoemd in de begroting 2020 t.a.v. control:

  • In 2018 en 2019 hebben we samen met Servicepunt71 een systeem ingevoerd ter verbetering en automatisering van het proces van inkoop tot betalen. In 2020 gaan we dat systeem en het gebruik ervan verder ontwikkelen, mede met het oog op verbeterde monitoring op het voldoen aan aanbestedingsregels en efficiëntere inkoop. De invoering van dit systeem levert voordelen op, maar is op onderdelen in het proces ook minder efficiënt. In 2020 zal opnieuw worden beoordeeld in welke mate deze knelpunten kunnen worden opgelost.
  • Vanaf 2021 zal naar aanleiding van landelijke wetgeving het College een rechtmatigheidsverantwoording moeten afgeven. Hoewel Leiden reeds een in-control verklaring heeft, zal de rechtmatigheidsverantwoording niet geheel hetzelfde zijn. De gevolgen hiervan en hoe wij dit gaan inbedden in de interne audit functie is een speerpunt voor 2020. Het plan hiervoor zal in het najaar gereed zijn en wordt in samenspraak met Servicepunt71 en de regio opgesteld.
  • Digitalisering van de interne controle. De verwachting is dat binnen 10 jaar de belangrijkste financiële processen geautomatiseerd zullen zijn. Door robotisering en artificial intelligence zullen processen wezenlijk anders zijn ingericht. Dit maakt de weg vrij om ook anders de audits uit te voeren: geen intensieve handmatige steekproeven meer, maar data-analyses. In 2020 zetten we de pilots voort die we in 2019 hebben gestart en starten we enkele nieuwe pilots om het gebied van de digitale audit te verkennen en kennis op te bouwen, daar waar mogelijk gezamenlijk met andere gemeenten.

Zoals bekend heeft de belastingdienst een controle uitgevoerd op de aangiften btw en loonheffing over de jaren 2013-2017. De resultaten van dit onderzoek is inmiddels bekend. Uitkomst is dat de gemeente Leiden voor de loonheffing een geringe nabetaling moet doen, en voor de btw geld kan terugvorderen. Per saldo levert dat een voordeel op van circa 200.000 waarover in de jaarrekening 2019 is gerapporteerd. Al met al een mooi resultaat. Naar aanleiding van het FIOD onderzoek inzake het ROC gebouw is het convenant horizontaal toezicht met de Belastingdienst tijdelijk opgeschort. Dat blijft nog even duren, maar als gevolg van de resultaten van dit onderzoek is de relatie met de Belastingdienst weer enigszins genormaliseerd.