1e Voortgangsrapportage 2022

In control

‘In control’

De planning & control cyclus geeft inzicht waar de gemeente staat in relatie tot de door de gemeenteraad gestelde doelstellingen. Het gaat over het dagelijks werk van het college, waarover verantwoording wordt afgelegd aan de gemeenteraad. Belangrijk uitgangspunt hierbij is dat wij een lerende organisatie zijn, die fouten en verbeterpunten in onze bedrijfsprocessen zelf constateert, oppakt en bewaakt. Hierover geeft het college jaarlijks een in-control verklaring af, waarin het aangeeft wat de status is op dit punt. Hierbij ligt de focus op de rechtmatigheid en getrouwheid van processen met een forse financiële impact.

In de paragraaf bedrijfsvoering van de Programmabegroting 2022 staat kort beschreven wat de aandachtspunten zijn voor ‘in control’ in 2022, zowel de reguliere punten als de specifiek voor 2022 relevante. In de voortgangsrapportages staan we kort stil bij de belangrijkste ontwikkelingen op dit gebied van ‘in control’.

De belangrijkste relevante punten voor 2022 zijn vanuit de ‘in control’ gedachte zijn de volgende:

  1. De bedrijfsvoeringsorganisatie Servicepunt71 onderbrengen in de organisatie van de gemeente Leiden
  2. De invoering van een nieuw financieel systeem per 1-1-2023
  3. Invoering rechtmatigheidsverantwoording per 1-1-2022

Ad 1. Regionale bedrijfsvoering

Om de kwaliteit van de bedrijfsvoering te verhogen en daarmee meer toegevoegde waarde te creëren voor de gemeentelijke processen en de organisatieontwikkeling te ondersteunen, is ervoor gekozen om de regionale/gezamenlijke bedrijfsvoering onder te brengen bij de gemeente Leiden. De regionale bedrijfsvoering wordt nu nog uitgevoerd door onze bedrijfsvoeringsorganisatie Servicepunt71, waar de gemeente Leiden samen met Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude eigenaar van is. Inmiddels hebben de colleges een centrumregeling met onderliggende dienstverleningsovereenkomsten vastgesteld. De daadwerkelijke overgang naar Leiden zal in de loop van 2022 plaatsvinden. In aanloop daarnaartoe wordt nu hard gewerkt aan de voorbereidingen daarvoor.

Ad 2. Nieuw financieel en inkoopsysteem

1 januari 2023 is de geplande invoeringsdatum voor een nieuw financieel en inkoopsysteem. De invoering vraagt een enorme inspanning van heel veel medewerkers, zowel aan de inrichtingskant als aan de gebruikerskant. Gedurende het jaar zullen we voortgang blijven monitoren om te kijken of de geplande invoeringsdatum, binnen de gestelde kwaliteitseisen en budget kan worden gehaald.

Ad 3. Rechtmatigheidsverantwoording

Vanaf 2022 (was eerst 2021) zal naar aanleiding van landelijke wetgeving het College een rechtmatigheidsverantwoording moeten afgeven. Hoewel Leiden reeds een in-control verklaring heeft, zal de rechtmatigheidsverantwoording niet geheel hetzelfde zijn. In 2021 zijn hiervoor al de nodige voorbereidingen getroffen. In 2022 vindt de invoering daadwerkelijk plaats.

Interbestuurlijk toezicht

De provincie is op dit moment het bevoegd gezag voor het toezicht op naleving van de wet- en regelgeving op de volgende domeinen:

  • Financiën;
  • Ruimtelijke ordening;
  • Omgevingsrecht;
  • Monumentenzorg;
  • Archief- en informatiebeheer;
  • Huisvesting vergunninghouders

Dat toezicht vindt plaats onder de naam Interbestuurlijk Toezicht (IBT). Om ook de raadsleden en inwoners inzicht te geven in de stand van zaken per onderdeel, vindt vanaf 2022 de verantwoording plaats via een regelmatig bijgewerkt dashboard. Dat komt in plaats van de jaarlijkse verantwoording in de Jaarstukken.

U vindt de bestuursovereenkomst, het uitvoeringsprogramma en andere relevante informatie over IBT op de provinciale website: https://www.zuid-holland.nl/onderwerpen/lokaal-bestuur/interbestuurlijk/