Ga naar boven

In control

Jaarrekening 2018
Het eind van 2018 en het begin van 2019 heeft vooral in het teken gestaan van de jaarstukken 2018. Naar aanleiding van de zeer moeizame afronding van de accountantscontrole over 2017 heeft het college zich gericht op een tijdige afronding van het opstellen, de controle en de bestuurlijke behandeling van de jaarstukken 2018. Daar zijn op 4 december 2018 met een afvaardiging van de Commissie voor de Rekeningen heldere afspraken over gemaakt, aan de hand van een plan van aanpak. Ook de externe accountant EY was bij dit gesprek aanwezig.

Op 2 april en 28 mei jl. is de voortgang van deze afspraken in aanwezigheid van EY in de Commissie voor de Rekeningen aan de orde geweest. De stand van zaken ten tijde van het opstellen van deze bestuursrapportage is dat er geen bijzonderheden zijn te melden ten opzichte van de situatie zoals we die op 2 april met de commissie hebben gedeeld. De verwachting is nog steeds dat de controle per 1 juli a.s. kan worden afgerond.

Korte samenvatting van de belangrijkste elementen m.b.t. de voortgang van de controle van de jaarrekening in de eerste maanden van 2019:

  • jaarstukken zijn op tijd opgeleverd en op enkele onderdelen na (Verbonden Partijen en Sociaal domein) gereed;
  • het jaarrekeningproces is voorafgegaan door een intensieve voorbereiding door EY en de gemeente/SP71 waarin goede afspraken zijn gemaakt t.a.v. het opstellen van de balansdossiers;
  • meer dan 50 processen zijn beschreven en beschrijvingen zijn aan EY overgedragen, beoordeling daarvan is gereed;
  • EY is op 8 april gestart met de balanscontrole;
  • wekelijks hebben vertegenwoordigers van EY en de gemeente en SP71 voortgangsoverleg gedurende april, mei en juni;
  • de bezetting van de controleploeg van EY blijft een aandachtspunt, maar er is geen aanleiding te veronderstellen dat de afgesproken data (o.a. 1 juli controle afgerond) niet gehaald gaan worden (status 3 juni);
  • belangrijk moment was 23 mei: toen kwamen de definitieve verantwoordingen uit het Sociaal Domein (Jeugd) beschikbaar; de eerste indrukken hiervan zijn besproken in de Commissie voor de Rekeningen (28 mei), daar vloeien geen belangrijke correcties uit voort.

In aansluiting op de onderdelen van ons plan van aanpak dat met de Commissie voor de Rekeningen is gedeeld, kan per onderdeel het volgende worden aangegeven (voor meer uitgebreide weergave zie de eerdere voortgangsrapportage, die ook met de raad is gedeeld):

Onderdeel

Voortgang

Werkzaamheden SP71

Betreft voornamelijk het begeleiden van het proces en het documenteren van de balansdossiers. Uit de controle zal nog moeten blijken in welke mate dat gelukt is. Interne reviews stemmen positief.

Interne controles sluiten maximaal aan bij datgene wat nuttig is voor de accountantscontrole.

Tijdig uitvoeren interne controles (ondanks achterstand) is gelukt m.u.v. Sociaal Domein (verantwoordingen nog niet beschikbaar) en aanbestedingen. Verwachting is dat deze tijdig zullen kunnen worden afgerond. Het is door de focus op de jaarrekening en de accountantscontrole niet gelukt alle interne controles volgens planning af te ronden. Die worden in de maand mei afgerond.

Beschrijving processen t.b.v. faciliteren accountantscontrole

Tientallen procesbeschrijvingen zijn rond 1 maart aangeleverd aan EY. De documenten die daarbij horen zijn in de loop van maart aangeboden. EY is nagenoeg gereed met de beoordeling van deze beschrijvingen. In 2019 moet de ambtelijke organisatie aan de slag om de procesbeschrijvingen te verbeteren.

In control
We willen lerende organisatie zijn, waarbij kritische controles en rapportages noodzakelijk zijn om onze bedrijfsvoeringsprocessen steeds te monitoren en te verbeteren. De interne audit functie rapporteert daar twee keer per jaar over. De externe accountant doet dat eveneens, meer of hoofdlijnen. Onze organisatie is vervolgens structureel bezig met het opvolgen van geformuleerde verbeterpunten in de interne beheersing

Gezien de status van de interne en externe controle rapporteren wij hier niet over de voortgang in de opvolging van de eerder op basis hiervan gedane aanbevelingen. Een inhoudelijke rapportage hierover volgt in de Tweede Bestuursrapportage 2019.

Digitalisering audits
Binnen nu en 10 jaar, zo is de verwachting, zijn de belangrijkste financiële processen grotendeels geautomatiseerd. Dat betekent dat robotisering of artificial intelligence het werk gedeeltelijk hebben overgenomen. En het betekent dat een aantal medewerkers andere taken hebben gekregen, die doorgaans leuker en uitdagender zijn geworden. Interne audits en de jaarrekeningcontrole door de externe accountant verlopen grotendeels via digitale audits. Geen intensieve handmatige steekproeven meer, maar data-analyses (en mogelijk ook hier al robotisering en artificial intelligence) zorgen voor antwoorden op controlevragen die relevant zijn! Het college gaat in 2019 en 2020 een aantal pilots uitvoeren om dit gebied te verkennen en kennis in op te bouwen. De regie hierover is in eerste instantie bij de interne audit functie belegd voor de periode van twee jaar via het Innovatieprogramma Leiden in control 2019-2020. De voordelen daarvan zijn als volgt in dit Innovatieprogramma samengevat:

Efficiëntie- en/of effectiviteitsverbetering
Door sneller, meer en beter inzicht te hebben in data en processen kan gericht worden gestuurd op verbeteren van de effectiviteit en efficiency van de organisatie, de processen, etc. onder andere door het verkorten van doorlooptijden, het versimpelen of oplossen van hiaten in werkprocessen, e.d.

Kwaliteitsverbetering in algemene zin
Door meer en beter inzicht in data en processen kan gericht worden gestuurd op het verbeteren van de kwaliteit van data en processen, onder andere door het sturen op voorkomen van wijzigingen, afgekeurde facturen, onjuiste of onvolledige beschikkingen, e.d.

Betere ‘aantoonbare’ interne beheersing
Door meer en beter inzicht in data en processen kan gericht worden gestuurd op het verbeteren van de beheersing van data en processen in plaats van (alleen, achteraf) steekproeven via audits uit te voeren.