In de paragraaf bedrijfsvoering van de Programmabegroting 2022 staat kort beschreven wat de aandachtspunten zijn voor ‘in control’ in 2022, zowel de reguliere punten als de specifiek voor 2022 relevante.
Speerpunten voor 2022, naast de focuspunten die worden genoemd in het Algemeen Controleplan 2022, waren:
Over uitgevoerde doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken rapporteren wij in de jaarstukken.
Ad 1. Overgang Servicepunt71
De voorbereidingen voor de overgang van Servicepunt71 naar Leiden zijn in volle gang. Administratief en op het gebied van de informatievoorziening moeten veel zaken worden aangepast. Per 15 augustus is de nieuwe directeur voor Servicepunt geworven. Zij is tevens de directeur van het nieuwe cluster binnen de gemeente Leiden. Dat cluster gaat Interne Dienstverlening en Advisering heten (IDA). De huidige concernstaf komt daar ook bij.
Ad 2. Financieel en inkoopsysteem
In 2021 en 2022 hebben we veel werk verricht voor de voorbereiding van de invoering van een nieuw financieel en inkoopsysteem (ERPx van Unit4). In maart 2021 is de invoeringsfase begonnen. Het betreft een regionaal project waarbij dit systeem in zes organisaties tegelijk werkend zal moeten zijn. Dat vergt een enorme inspanning van de gehele financiële kolom, inkoopadviseurs, informatieadviseurs en functioneel beheerders en vertegenwoordigers uit de gebruikersorganisaties.
De oorspronkelijke opleverdatum van het project was 1-1-2022. Na de start van het project in 2021 werd echter al vrij snel duidelijk dat de leverancier de beloofde opleverdatum niet kon halen. Na overleg met de leverancier zijn toen nieuwe contractuele afspraken gemaakt en is de nieuwe opleverdatum van 1-1-2023 afgesproken. Nu blijkt dat ook deze datum niet haalbaar is, omdat in de oplevering door de leverancier een aantal basisfunctionaliteiten die essentieel zijn voor een juiste werking van het systeem nog niet of onvoldoende werken. Daardoor hebben wij het besluit genomen dat de geplande datum van 1-1-2023 niet gehaald kan worden. Op dit moment doen we onderzoek naar de mogelijkheden om het project te continueren en bereiden we besluitvorming daarover voor.
Zodra daar duidelijkheid over is, zal het college de raad hierover informeren.
Ad 3. Rechtmatigheidsverantwoording
Vanaf 2023 zal naar aanleiding van landelijke wetgeving het college een rechtmatigheidsverantwoording moeten afgeven. Het jaar van invoering is door het Rijk verzet van 2021 naar 2022 naar 2023. Hoewel Leiden reeds een in-control verklaring heeft, zal de rechtmatigheidsverantwoording niet geheel hetzelfde zijn. In 2022 zal de invoering daadwerkelijk moeten plaatsvinden. Inmiddels zijn daarover door de raad de benodigde besluiten genomen.