Tweede Voortgangsrapportage 2023

Bestuur en dienstverlening

Programmanummer

 

1

Commissie

 

Leefbaarheid en Bereikbaarheid

Portefeuille(s)

 

Bestuur, Veiligheid en Handhaving
Kennis, Onderwijs, Sport en Financiën

Werk, Inkomen en Economie & Cultuur

De missie van het programma Bestuur en dienstverlening luidt:
De gemeente Leiden staat voor een betrouwbaar bestuur: open en transparant en in samenwerking met en voor partners en burgers in de stad en regio.

De gemeente Leiden staat voor een klantgerichte, persoonlijke en toegankelijke dienstverlening, waarbij burgers, bedrijven en overige instellingen betrouwbaar, duidelijk, snel en op maat worden bediend.


Stand van zaken bij Voortgangsrapportage

De dienstverlening van het Klant Contact Center (KCC) heeft zich het afgelopen jaar weer
verder geprofessionaliseerd. Het KCC beantwoordt inmiddels niet 70% maar tegen de 80%
van de vragen zelf. Dit is winst voor de Leidenaar omdat zij direct antwoord krijgen en niet
doorverbonden hoeven te worden.
Daarnaast is de wachttijd in de publiekshal in de zomerpiek bij het afhalen van paspoorten
en ID-kaarten enorm gedaald. Dit komt doordat we met managementinformatie beter
kunnen roosteren. In de drukste week vorig jaar zat 51% van de klanten langer dan 10
minuten te wachten bij het afhalen van hun paspoort of ID-kaart. Dit jaar was dat in
dezelfde week 10%.
Vanaf deze zomer kunnen ouders of verzorgers de toestemming voor de aanvraag van een
paspoort voor hun minderjarige kind(eren) ook via DigiD geven. Dit heeft voordelen.
Kinderen hoeven dan niet meer met het paspoort van de ouders naar het Stadskantoor te
komen. En als de ouders niet bij elkaar wonen kan ook op afstand de toestemming worden
gegeven. Dit komt de dienstverlening en de snelheid van de afspraak ten goede. Eerder
moest een nieuwe afspraak gepland worden als het toestemmingsformulier of paspoort
van een van de ouders vergeten was. Nu kan de toestemming via DigiD direct nog gegeven
worden

Doelenbomen

Beleidsterrein 1A Bestuur

Doel

Prestatie

 

1A1 Volksvertegenwoordiging, kaderstelling en control

1A1.1 De gemeenteraad en raadscommissies vergaderen volgens de vastgestelde vergadercyclus

 

1A1.2 Burgers actief informeren over rol en werkzaamheden van de gemeenteraad

 

1A1.3 Ondersteuning van de gemeenteraad door de griffie, onderzoek door de rekenkamercommissie en controle door de accountant

 

1A2 Dagelijks besturen van de gemeente

1A2.1 Dagelijks besturen van de gemeente door het college

 

1A2.2 Informeren en betrekken van burgers, bedrijven en instellingen over besluiten en bij uit te voeren beleid

 

1A2.3 Organiseren van verkiezingen voor gemeente, provincie, waterschap, Rijk en Europa

 

1A2.4 Strategische beleidsadvisering en onderzoek

 

1A2.5 Adviseren van bestuur over communicatie

 

1A3 Bijdragen aan en sturen op samenwerkingsverbanden

1A3.1 Sturing en toezicht houden op samenwerkingsverbanden

 

1A3.2 Bevorderen van intergemeentelijke samenwerking

 

Toelichting doelenboom Beleidsterrein 1A Bestuur

Er zijn geen afwijkingen ten opzichte van de begroting.

Beleidsterrein 1B Dienstverlening

Doel

Prestatie

 

1B1 Burgers, bedrijven en instellingen zijn tevreden over de publieke dienstverlening

1B1.1 Leveren van alle producten en diensten op het gebied van Burgerzaken (o.a. reisdocumenten, rijbewijzen, huwelijken etc.)

 

1B1.2 Zorgen voor persoonlijke, betrouwbare, toegankelijke en efficiënte dienstverlening via minimaal de belangrijkste 5 kanalen die de burger van ons verwacht en die voldoen aan de moderne standaarden

 

1B1.3 Op orde houden basisregistraties (BRP, BAG, BGT)

 

1B1.4 Beantwoorden van eerstelijns vragen, verstrekken van informatie en leveren van eerstelijns producten

 

1B1.5 Omzetten papieren archieven in digitale archieven naar de moderne standaarden

 

Toelichting doelenboom Beleidsterrein 1B Dienstverlening

1B1.1 / 1B1.2 / 1B1.4
Over het algemeen zijn Leidenaren tevreden over de dienstverlening van de gemeente. Intern ervaart de organisatie echter nog steeds hinder van de ICT-storingen. We zien dat de ingezette acties effect hebben, maar dat er nu nog teveel storingen zijn. Voor een verdere daling van het aantal verstoringen is onder meer vermindering van de complexiteit van onze IV-infrastructuur noodzakelijk, wat een langer proces is.

1B1.2 Zorgen voor persoonlijke, betrouwbare ... dienstverlening
Mogelijke vertraging in project duidelijke taal: waarschijnlijk lukt het niet om iedereen in 2023 te trainen. Dit komt doordat de grote hoeveelheid nieuwe collega’s van het voormalig Servicepunt71 en de reorganisatie van het nieuwe cluster meer tijd kost dan gedacht. We zijn op dit moment aan het kijken hoe we dit in 2024 kunnen organiseren.

1B1.4 Beantwoorden van eerstelijns vragen, verstrekken van informatie en leveren van eerstelijns producten
Telefonie: In 2023 wordt het bellen via Teams in gebruik genomen. Het was de bedoeling dat ook de callcenteroplossing in 2023 zou worden ingevoerd. Dit deel van het project loopt vertraging op doordat er geen aanbieders op de markt zijn die voldoen aan onze eisen. De aanbesteding is daarom ingetrokken. Nu wordt overwogen wat de alternatieven zijn en zal daarna een nieuwe aanbesteding worden uitgezet. Implementatie van de callcenteroplossing in 2023 is hiermee niet meer haalbaar.