Tweede Voortgangsrapportage 2023

Bedrijfsvoeringsreserve concern

De bedrijfsvoeringreserve concern heeft als primaire functie het opvangen van jaarlijkse fluctuaties in de bedrijfsvoering en heeft om die reden een egaliserend karakter. Secundair wenden we deze reserve aan ter oplossing van knelpunten in de bedrijfsvoering. De voeding van deze reserve is o.a. het resultaat op de bedrijfsvoering bij de jaarrekening.

Bedrijfsvoeringsreserve concern

2023

Huidige stand reserve

4.948.000

  

Risicobijdrage centrumregeling

-986.000

Extra risicobijdrage centrumregeling

-67.000

Thuiswerkvoorzieningenbeleid

-591.000

Project automatisering Sportaccommodaties*

-240.000

Open Toegankelijke Overheid (OTO) en Wet Open Overheid (WOO)

-100.000

Business Continuity Management (BCM) onderzoek kritische processen

-100.000

Beheerkosten Intranet

-100.000

Project Diversiteit & Inclusie

-50.000

Interne Communicatie Leiden in Verbinding (LIV)

-50.000

Stimulans en begeleiding Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI)

-30.000

Organisatiescan en toekomstplan De Lakenhal

-25.000

Verwachte stand per 31-12-2023

2.609.000

Bedrijfsvoeringsreserve concern

2024

Verwachte stand reserve per 01-01-2024

2.609.000

  

Vervanging Financieel systeem*

-1.900.000

Open Toegankelijke Overheid (OTO) en Wet Open Overheid (WOO)

-100.000

Business Continuity Management (BCM) onderzoek kritische processen

-100.000

Project Diversiteit & Inclusie

-50.000

Interne Communicatie Leiden in Verbinding (LIV)

-50.000

Stimulans en begeleiding Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI)

-70.000

Verwachte stand per 31-12-2024

339.000

* Deze posten zijn in Kaderbrief 2023-2027 al besloten en verwerkt in de begroting 2023 en meerjarenraming 2024-2026.

In het tweede kwartaal worden de aanvragen voor budgetten die gedekt moeten worden uit de Bedrijfsvoeringsreserve concern geïnventariseerd en gelabeld. Naast de aanvragen voor 2023 zijn er aanvragen gedaan voor 2024. Deze aanvragen voor 2024 worden verwerkt in de meerjarenbegroting 2024-2027. De administratieve verwerking van het bovenstaande overzicht van de onttrekkingen voor jaarschijf 2023 wordt meegenomen in deze Tweede Voortgangsrapportage.

Toelichting mutaties:

  • Voor het projectbudget voor de vervanging van het financieel systeem is een aanvullend budget van € 1,9 miljoen in 2024 nodig (van het oorspronkelijk projectbudget van 4,6 miljoen van het oude project is nog € 2,7 miljoen beschikbaar). Op basis van het invoeringsplan wordt bepaald of het totale bedrag voldoende is. Er moeten nog afspraken worden gemaakt over het aandeel van onze partners.
  • De risicobijdrage in de centrumregeleing over 2023 van 986.000.
  • Door aanmeldingen in de 1e Voortgangsrapportage 2023 is er een extra risicobijdrage van 67.000 in de centrumregeling.
  • Voor de uitvoering van het thuiswerkvoorzieningenbeleid is in 591.000 nodig.
  • Er is incidenteel 240.000 nodig voor de ICT Sportaccommodaties om de eenmalige kosten te dekken.
  • Voor de vervolgfase van het project Open Toegankelijke Overheid (OTO) en Wet Open Overheid (WOO) is in 2023 en 2024 jaarlijks 100.000 nodig.
  • Business Continuity Management (BCM) onderzoekt kritische processen binnen de gemeente Leiden. Dit is het bepalen van de risico's, de risico-acceptatie, de maatregelen per kritisch proces en het opstellen van een verbeterplan. Voor dit project is voor 2023 en 2024 jaarlijks 100.000 nodig.
  • Beheerkosten voor het intranet bedragen 100.000.
  • Extra kosten voor het project Diversiteit en Inclusie in 2023 50.000 en voor 2024 50.000 nodig.
  • Voor de interne communicatie is voor 2023 en 2024 jaarlijks 50.000 nodig. Dit budget is ook bedoeld voor project Leiden in Verbinding (LIV).
  • Voor het project Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) is voor 2023 30.000 en voor 2024 70.000 extra budget nodig voor de stimulans en begeleiding binnen de organisatie. Voor het maken van beleid voor Social Return On Investment (SROI) en ondersteuning voor het realiseren van een nieuwe strategie voor Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI).
  • Er is 25.000 toegezegd als bijdrage in de kosten voor een organisatiescan en toekomstplan voor De Lakenhal.