2de Voortgangsrapportage 2021

Bedrijfsvoeringsreserve concern

De reserve bedrijfsvoering concern heeft als primaire functie het opvangen van jaarlijkse fluctuaties in de bedrijfsvoering en heeft om die reden een egaliserend karakter. Secundair kan deze reserve worden aangewend ter oplossing van knelpunten in de bedrijfsvoering. De voeding van deze reserve is o.a. het resultaat op de bedrijfsvoering bij de jaarrekening.

Bedrijfsvoeringsreserve concern

2021

  

Stand reserve per 1-1-2021

1.087.730

  

Inzet Projectleiding HLW /Digitaal Werken

-50.000

Werkbudget LEV

-75.000

Projectbudget WPM

-94.000

Werkbudget en capaciteit interne communicatie

-90.000

Extra inzet project vervanging financieel systeem

-35.000

Anonimiseringstool

-55.000

Adviseur coördinator participatie

-33.333

Extra inzet Ict helpdesk tbv uitreiking surfaces/inname mobieltjes

-30.000

Inzet coördinator Diversiteit/Inclusie

-18.000

Meerwerk financiële advisering cluster Stedelijke Ontwikkeling

-13.000

Interne accountantskosten vanwege inhuur

-130.000

Aanloopkosten Intranet

-175.000

  

Verwachte stand per 31-12-2021

289.397

In het tweede kwartaal worden de aanvragen voor budgetten die gedekt moeten worden uit de reserve bedrijfsvoeringsreserve concern geïnventariseerd en gelabeld. De administratieve verwerking van het bovenstaande overzicht van de onttrekkingen wordt meegenomen in de 2e Voortgangsrapportage 2021. Het betreft de volgende mutaties:

  • Voor extra inzet van Het Leidse Werken / Digitaal werken is voor 2021 50.000 benodigd. Dit betreft de voorbereiding voor de ambtenaren die komend jaar naar het Stadhuis verhuizen.
  • Voor LEV (Leren, Experimenteren, Verbeteren), oftewel procesverbetering stellen we eenmalig een bedrag van 75.000 beschikbaar.
  • Voor de kosten inzet van een werkproces (de inzet van een werkproces-engagespecialist) stellen we 94.000 beschikbaar.
  • Er is dit jaar extra inzet voor interne communicatie benodigd, ter ondersteuning van onze organisatieontwikkeling. Hiervoor stellen we 90.000 beschikbaar.
  • Voor de extra inzet voor begeleiding van de vervanging van het financiele systeem is 35.000 benodigd.
  • Om de WOB-verzoeken, AVG-verzoeken, bezwaarschrift-dossiers en de publicatie van de vergunningsaanvragen ‘privacy-proof’ geautomatiseerd te kunnen uitvoeren is anonimiseringssoftware nodig. De eenmalige kosten bedragen 55.000.
  • Door de raad is de motie "Participatie onafhankelijk belicht" aangenomen. Voor de begeleiding en implementatie van dit onderzoek is 33.333 benodigd.
  • Dit jaar vond in het kader van de nieuwe werkomgeving de uitrol plaats van de surfaces en mobiele telefoons. De extra kosten voor begeleiding en uitrol bedragen 30.000.
  • Voor inzet van een coördinator Diversiteit/Inclusie is 18.000 benodigd.Vanaf 2022 wordt deze inzet bekostigd uit het budget dat bij de Kaderbrief beschikbaar is gesteld.
  • Dit jaar heeft er een reorganisatie plaats gevonden binnen cluster Stedelijke Ontwikkeling. Voor dit proces is extra financiële ondersteuning noodzakelijk waarvoor we 13.000 beschikbaar stellen.
  • Dit jaar is er nog voor het grootste deel gebuik gemaakt van inhuur voor de interne accountant. Kosten bedragen 130.000. De inhuur stopt per medio oktober 2021.
  • Het intranet is verouderd en moet worden vervangen. De kosten hiervoor in 2021 worden begroot op € 175.000.