Eerste Voortgangsrapportage 2025

4.1 Plankosten

Beheersing plankosten
De huidige opzet van plankosten heeft tot doel plankosten zowel in de fase voor aanvraag voorbereidings-krediet (vh kaderbesluit) als na aanvraag voorbereidingskrediet (vh kaderbesluit) inzichtelijk te maken, teneinde de beheersbaarheid te waarborgen. Om dit blijvend te monitoren zijn er overzichten voor lijn- en projectmanagers om de uren en de euro's in te zien. Daarnaast zijn voor de plankostenteams personeelstarieven berekend en wordt de casuïstiek gevolgd op naleving van deze systematiek.Plankosten worden zo goed en sober mogelijk geraamd, bij de kosten wordt sluitende dekking aangegeven, er zijn heldere afspraken gemaakt tussen teams voor de inzet van capaciteit. Bij overschrijdingen van geraamde plankosten wordt een besluit tot aanvullende dekking gevraagd en de stand van het krediet plankosten in definitiefase wordt gevolgd. Monitoren, evalueren en bijsturen van plankosten is en blijft van essentieel belang voor optimale beheersing van projectkosten.

Plankosten krediet in definitiefase
In de bijgevoegde tabellen treft u de stand van het krediet plankosten in definitiefase. Dit krediet wordt gevoed door een jaarlijkse onttrekking aan de reserve bedrijfsvoering plankosten en is ingesteld vanuit het oogpunt van transparantie, monitoring en bewaking. Elk projectplan definitiefase waarbij voor plankosten in definitiefase een beroep wordt gedaan op het plankostenkrediet, wordt in een separaat collegevoorstel plankostenkrediet aangevraagd. Deze werkwijze is voor het bestuur een goede grondslag voor enerzijds een betere beheersing van plankosten en anderzijds voor prioritering van de projectenportefeuille. Ofwel: het bestuur geeft keer op keer bewust fiat aan het investeren van voorbereidingstijd in projecten en weet precies hoeveel geld hiermee gemoeid is.
Op het moment dat er een aanvraag voorbereidingskrediet (voorheen Kaderbesluit) wordt genomen, worden de plankosten meegenomen in de totale lasten van het project en vloeien de reeds gemaakte plankosten in één keer terug in de reserve. Indien een project geen doorgang vindt, kunnen de kosten uiteraard niet worden meegenomen in de totale projectkosten. In dat geval vindt er geen terugstorting plaats in de reserve en kan dat bedrag niet opnieuw beschikbaar worden gesteld. In beide gevallen zal het project na aanvraag voorbereidings-krediet (voorheen Kaderbesluit) worden afgerond en uit het krediet worden gehaald. Er resteert voor dit jaar nog een bedrag van circa 485.417 voor de plankosten van nieuwe projecten in definitiefase (onderstaande tabel). In deze tabel is ook zichtbaar dat een aantal projecten sinds geruime tijd in definitiefase zit (2019/2021). In de jaarrekening wordt toegelicht waarom deze nog niet afgesloten kunnen worden. Ook wordt duidelijk dat voor Westerpoort en Willem de Zwijgerlaan veel middelen uit het krediet beschikbaar zijn gesteld.

Omschrijving

Bedrag

Totaal beschikbaar tot en met 2024 via begroting

9.164.000

Opnieuw beschikbaar gesteld t/m 2025

7.021.021

Reeds afgesloten projecten in definitiefase in voorgaande jaren incl. 2024

-10.291.248

5.893.773

2025 Begroting uit de reserve plankosten

628.000

Totaal beschikbaar

6.521.773

Projectomschrijving

Leids project of project Derden

B&W besluit

Uren tot
kaderbe- sluit totaal

Begrote kosten tot kaderbesluit

Lopende projecten

Diamantplein e.o.

Leids project

BW19.0333

3.834

393.000

Westerpoort ( vh Paardenwei )

Leids project/derden

BW19.0486

2.770

1.664.000

Herinrichting openbare ruimte Verbeekstraat

Leids project

BW21.0412

1.305

137.000

Herontw. Rivierenbuurt in Meerburg

Leids project

BW22.0030

690

72.400

Geb. visie Willem de Zwijgerlaan

Leids project

BW22.0290

13.477

1.496.000

Parkeergarage M Kavels

Leids project

BW22.0458

2.682

297.720

Herhuisvesting muziekeducatie en -programmering

Leids project

BW22.0494

7.110

789.181

Nieuwe Stadswerf

Leids project

BW 23.0350

171.000

Volkstuinen Oostvlietpolder uren

Leids project

BW 23.0387

141.755

ROC vondellaan

Leids project

WJT-545-2024

454.000

Aanvulling bibliotheek

Leids project

304.300

Cronesteinkade

Leids project

300.000

Totale onttrekking

31.868

6.220.356

Resterende bedrag voor 2025

301.417

Aanvraag onderweg, nog niet door college/raad besloten

Projectomschrijving

Leids project of project Derden

B&W besluit

Uren tot
kaderbe- sluit totaal

Begrote kosten tot kaderbesluit

verbouwing Le Pooleweg 6 (DZB – chocoladefabriek

150.000

Stadswerf

390.000

Gerevolveerd voor Westerpoort

-654.000

Geb. visie Willem de Zwijgerlaan

430.000

Onttrekking reserve plankosten definitiefase

-500.000

Totaal aan aanvragen onderweg

-184.000

Resterend voor nieuwe aanvragen

485.417

Plankosten reserve
Bij de instelling van de reserve bedrijfsvoering plankosten, waaruit het krediet plankosten definitiefase is
gedekt, is vastgesteld dat deze primair bedoeld is voor dekking van de plankosten van projecten in definitiefase en secundair voor het oplossen van knelpunten met betrekking tot het uitvoering van deze systematiek.

Plankosten krediet in definitiefase van infrastructurele werken
In de bijgevoegde tabellen treft u de stand van het krediet plankosten in definitiefase van projecten van infrastructurele werken. Dit krediet wordt gevoed door een jaarlijkse onttrekking aan de reserve bereikbaarheidsprojecten en is ingesteld vanuit het oogpunt van transparantie, monitoring en bewaking. Bij elk Projectplan definitiefase waarbij voor plankosten in definitiefase een beroep wordt gedaan op het plankostenkrediet, wordt in een separaat collegevoorstel plankostenkrediet aangevraagd. Deze werkwijze is voor het bestuur een goede grondslag voor enerzijds een betere beheersing van plankosten en anderzijds voor prioritering van de projectenportefeuille. Ofwel: het bestuur geeft keer op keer bewust fiat aan het investeren van voorbereidingstijd in projecten en weet precies hoeveel geld hiermee gemoeid is. Op het moment dat er een aanvraag voorbereidingskrediet (voorheen Kaderbesluit) wordt genomen, worden de kapitaallasten over de plankosten in definitiefase infra verrekend met de hiervoor begrote stelpost kapitaallasten. Indien een project geen doorgang vindt, kunnen de kosten uiteraard niet worden meegenomen in de totale projectkosten. In dat geval komen de lasten uit de definitiefase ten laste van het programma mobiliteit. Er resteert momenteel nog een bedrag van circa 971.882.