2de Voortgangsrapportage 2021

Plankosten

Plankosten - krediet

Enkele teams registeren uren per project/activiteit. De bewaking van de uren en de bijbehorende plankosten (kosten van uren van medewerkers) vindt per project plaats. De huidige opzet van plankosten heeft tot doel plankosten zowel in de fase voor kaderbesluit als na kaderbesluit inzichtelijk te maken, teneinde de beheersbaarheid te waarborgen. Om dit blijvend te monitoren zijn er overzichten voor lijn- en projectmanagers om de uren en de euro's in te zien. Daarnaast zijn voor de plankostenteam personeelstarieven berekend en wordt de casuïstiek gevolgd op naleving van deze systematiek. Plankosten worden zo goed en sober mogelijk geraamd, bij de kosten wordt sluitende dekking aangegeven, er zijn heldere afspraken gemaakt tussen teams voor de inzet van capaciteit. Bij overschrijdingen van geraamde plankosten wordt een besluit tot aanvullende dekking gevraagd en de stand van het krediet plankosten in definitiefase wordt gevolgd. Monitoren, evalueren en bijsturen van plankosten is en blijft van essentieel belang voor optimale beheersing van projectkosten.

In de bijgevoegde tabellen treft u de stand van het krediet plankosten in definitiefase. Dit krediet wordt gevoed door een jaarlijkse onttrekking aan de reserve bedrijfsvoering plankosten en ingesteld vanuit het oogpunt van transparantie, monitoring en bewaking. Elke projectopdracht waarbij voor plankosten in definitiefase een beroep wordt gedaan op het krediet, wordt aan het college ter vaststelling aangeboden. Deze werkwijze is voor het bestuur een goede grondslag voor enerzijds een betere beheersing van plankosten en anderzijds voor prioritering van de projectenportefeuille. Ofwel: het bestuur geeft keer op keer bewust fiat aan het investeren van voorbereidingstijd in projecten en weet precies hoeveel geld hiermee gemoeid is.

Op het moment dat er een kaderbesluit wordt genomen, worden de plankosten meegenomen in de totale lasten van het project en vloeien de reeds gemaakte plankosten in één keer terug in de reserve. Indien een project geen doorgang vindt, kunnen de kosten uiteraard niet worden meegenomen in de totale projectkosten. In dat geval vindt er geen terugstorting plaats in de reserve en kan dat bedrag niet opnieuw beschikbaar worden gesteld. In beide gevallen zal het project na kaderbesluit worden afgerond en uit het krediet worden gehaald. Er resteert op dit moment voor het lopende jaar nog een bedrag van circa 2.866.945 voor de plankosten van nieuwe projecten in definitiefase (onderstaande tabel).

Totaal beschikbaar tot en met 2020 via begroting

6.762.000

  

Opnieuw beschikbaar gesteld t/m 2020

3.520.551

  

Reeds afgesloten projecten in definitiefase in voorgaande jaren inclusief 2020

-5.596.167

 

4.686.384

2021 Afgesloten projecten definitiefase , Kopermolen, Terweepark, HOV

-700.652

2021 Af te sluiten projecten def. fase oa Energiepark, Werninkterrein, Kaasmarkt

-2.538.487

2021 Begroting uit de reserve plankosten, nog niet besloten door college

598.000

2021 Beschikbaar gesteld via 2e techn wijz. Kopermolen

560.000

Opnieuw beschikbaar te stellen via 3e techn. wijz. 2021, 2e deel Haarlemm.garage

24.600

Opnieuw beschikbaar te stellen via 3e techn. wijz. 2021 Telderskade

100.000

Opnieuw beschikbaar te stellen via 3e techn. wijz. 2021 Kaasmarkt

185.000

Opnieuw beschikbaar te stellen via 3e techn. wijz. 2021 Energiepark

1.525.000

Opnieuw beschikbaar te stellen via 3e techn. wijz. 2021 Turkoois

60.455

Opnieuw beschikbaar te stellen via 3e techn. wijz. 2021 Werninkterrein

456.000

Opnieuw beschikbaar te stellen via 3e techn. wijz. 2021 Westerpoort, bijdrage derde

50.000

  

Totaal beschikbaar

5.006.300

Projectomschrijving

Leids project of project Derden

B&W besluit

Uren tot
kaderbe- sluit totaal

Begrote kosten tot kaderbesluit

Lopende projecten

   

Blok Dolfijn-'t schippertje Zeeheldenbuurt

Leids project

BW16.0399

1.000

100.000

Aanvullende uren Blok Dolfijn-'t schippertje

Leids project

BW18.0432

1.174

117.705

Renovatie Trien Semlerstraat

Leids project

BW18.0571

1.260

129.150

Diamantplein e.o.

Leids project

BW19.0333

1.610

165.000

2e Aanvullende uren Diamantplein e.o.

Leids project

BW21.0073

400

42.000

Aanvullende uren Diamantplein e.o.

Leids project

BW20.0336

1.771

186.000

Paardenwei

Leids project/derden

BW19.0486

2.770

283.925

Aanv. budget onderzoekskosten Paardenwei

Leids project/derden

RB 20.0134

0

32.348

Aanv. uren Westerpoort (voorheen Paardenwei)

Leids project/derden

BW21.0129

2.829

297.075

Aanv. budget onderz.kn. Westerpoort (voorheen Paardenwei)

Leids project/derden

BW21.0129

0

150.652

Wijksportpark De Mors

Leids project

  

240.000

Bedrijventerrein Vlietzone midden

Leids project

  

300.000

Bedrijventerrein Vlietzone midden onderzoekskn

Leids project

  

15.000

     

Totale onttrekking

  

12.814

2.058.855

     

Resterend bedrag voor 2021

   

2.947.445

Aanvraag onderweg, nog niet door college besloten

Herinrichting openbare ruimte Verbeekstraat

710

74.500

Onderz. kn. herinr. OR Verbeekstraat

0

6.000

   

Totaal aan aanvragen onderweg

 

80.500

   

Resterend voor nieuwe aanvragen

 

2.866.945

Plankosten - reserve
Bij de instelling van de reserve bedrijfsvoering plankosten, waaruit het krediet plankosten definitiefase is gedekt, is vastgesteld dat deze primair bedoeld is voor dekking van de plankosten van projecten in definitiefase en secundair voor het oplossen van knelpunten met betrekking tot het uitvoering van deze systematiek.