Tweede Voortgangsrapportage 2023

Plankosten

Beheersing plankosten
De huidige opzet van plankosten heeft tot doel plankosten zowel in de fase voor kaderbesluit als na kaderbesluit inzichtelijk te maken, teneinde de beheersbaarheid te waarborgen. Om dit blijvend te monitoren zijn er overzichten voor lijn- en projectmanagers om de uren en de euro's in te zien. Daarnaast zijn voor de plankostenteam personeelstarieven berekend en wordt de casuïstiek gevolgd op naleving van deze systematiek. Plankosten worden zo goed en sober mogelijk geraamd, bij de kosten wordt sluitende dekking aangegeven, er zijn heldere afspraken gemaakt tussen afdelingen voor de inzet van capaciteit. Bij overschrijdingen van geraamde plankosten wordt een besluit tot aanvullende dekking gevraagd en de stand van het krediet plankosten in definitiefase wordt gevolgd. Monitoren, evalueren en bijsturen van plankosten is en blijft van essentieel belang voor optimale beheersing van projectkosten.

Plankosten krediet in definitiefase
In de bijgevoegde tabellen treft u de stand van het krediet plankosten in definitiefase. Dit krediet wordt gevoed door een jaarlijkse bijdrage uit de exploitatiebegroting en is ingesteld vanuit het oogpunt van transparantie, monitoring en bewaking. Elke projectopdracht waarbij voor plankosten in definitiefase een beroep wordt gedaan op het krediet, wordt aan het college ter vaststelling aangeboden. Deze werkwijze is voor het bestuur een goede grondslag voor enerzijds een betere beheersing van plankosten en anderzijds voor prioritering van de projectenportefeuille. Ofwel: het bestuur geeft keer op keer bewust fiat aan het investeren van voorbereidingstijd in projecten en weet precies hoeveel geld hiermee gemoeid is.

Op het moment dat er een kaderbesluit wordt genomen, worden de plankosten meegenomen in de totale lasten van het project en vloeien de reeds gemaakte plankosten in één keer terug in de reserve. Indien een project geen doorgang vindt, kunnen de kosten uiteraard niet worden meegenomen in de totale projectkosten. In dat geval vindt er geen terugstorting plaats in de reserve en kan dat bedrag niet opnieuw beschikbaar worden gesteld. In beide gevallen zal het project na kaderbesluit worden afgerond en uit het krediet worden gehaald. Er resteert voor dit jaar nog een bedrag van 470.358 voor de plankosten van nieuwe projecten in definitiefase (zie onderstaande tabel).

Totaal beschikbaar tot en met 2022 via begroting

7.958.000

Opnieuw beschikbaar gesteld t/m 2022

6.834.021

Reeds afgesloten projecten in definitiefase in voorgaande jaren incl. 2022

-9.931.153

 

0

2023 Begroting uit de reserve plankosten

598.000

Vooruitlopend op beschikbaar stellen via 2e techn. wijz.

200.000

Totaal beschikbaar

798.000

Projectomschrijving

Leids project of project Derden

B&W besluit

Begrote kosten tot kaderbesluit

Lopende projecten

  

Renovatie Trien Semlerstraat

Leids project

BW18.0571

129.150

Aanvullende uren Trien Semlerstraat

Leids project

BW22.0473

72.850

Diamantplein e.o.

Leids project

BW19.0333

165.000

Aanvullende uren Diamantplein e.o.

Leids project

BW20.0336

186.000

2e Aanvullende uren Diamantplein e.o.

Leids project

BW21.0073

42.000

Westerpoort ( vh Paardenwei )

Leids project/derden

BW19.0486

283.925

Aanv. budget onderz. kn Westerpoort

Leids project/derden

RB 20.0134

32.348

Aanv. uren Westerpoort

Leids project/derden

BW21.0129

297.075

Aanv. budget onderz.kn. Westerpoort

Leids project/derden

BW21.0129

150.652

2e aanv. uren Westerpoort

Leids project/derden

BW22.0252

321.000

2e aanv. budget onderz.kn. Westerpoort

Leids project/derden

BW22.0252

79.000

3e aanv. Uren Westerpoort

Leids project/derden

BW22.0536

200.000

Wijksportpark De Mors

Leids project

BW21.0277

240.000

Bedrijventerrein Vlietzone midden

Leids project

BW21.0279

300.000

Bedrijventerrein Vlietzone midden onderzoekskn

Leids project

BW21.0279

15.000

Aanvullend verzoek Bedrijventerrein Vlietzone Midden

Leids project

BW23.0314

180.000

Herinrichting openbare ruimte Verbeekstraat

Leids project

BW21.0412

74.500

Onderz. kn. herinr. OR Verbeekstraat

Leids project

BW21.0412

6.000

Aanvullend verzoek Verbeekstraat

Leids project

BW23.0232

56.500

Herontw. Rivierenbuurt in Meerburg

Leids project

BW22.0030

341.000

Onderz. Kn. Herontw Rivierenbuurt in Meerburg

Leids project

BW22.0030

219.000

Geb. visie Willem de Zwijgerlaan

Leids project

BW22.0290

335.000

Geb. visie Willem de Zwijgerlaan onderzoekskosten

Leids project

BW22.0290

75.000

Aanvull plankosten Willem de Zwijgerlaan

Leids project

BW23.0308

430.000

Aanvull plankosten Willem de Zwijgerlaan

Leids project

BW23.0308

100.000

Aanvull uren Willem de Zwijgerlaan

Leids project

BW23.0061

180.000

Aanvull budget onderz. Kn. Willem de Zwijgerlaan

Leids project

BW23.0061

20.000

Parkeergarage M Kavels

Leids project

BW22.0458

51.920

Onderzoekskosten Parkeergarage M Kavels

Leids project

BW22.0458

201.800

Herhuisvesting muziekeducatie en -programmering

Leids project

BW22.0494

76.035

Onderz. Kn herhuisv muziekeducatie en -progr.

Leids project

BW22.0494

30.000

Nieuwe Stadswerf

Leids project

 

171.000

    

Totale onttrekking

  

5.061.755

    

Resterende bedrag voor 2023

  

-4.263.755

Aanvraag onderweg, nog niet door college/raad besloten

   
    

Herinrichting Stationsplein en Stationsweg

Leids project

 

225.000

Kaderbesluit Wijksportpark De Mors

Leids project

sept raad

-240.000

Volkstuinen Oostvlietpolder uren

Leids project

 

141.755

Totaal aan aanvragen onderweg

  

126.755

    

Resterend voor nieuwe aanvragen

  

-4.390.510