Plankosten

Plankosten - krediet

Enkele teams registeren uren per project/activiteit. De bewaking van de uren en de bijbehorende plankosten (kosten van uren van medewerkers) vindt per project plaats. De huidige opzet van plankosten heeft tot doel plankosten zowel in de fase voor kaderbesluit als na kaderbesluit inzichtelijk te maken, teneinde de beheersbaarheid te waarborgen. Om dit blijvend te monitoren zijn er overzichten voor lijn- en projectmanagers om de uren en de euro's in te zien. Daarnaast zijn voor de plankostenteam personeelstarieven berekend en wordt de casuïstiek gevolgd op naleving van deze systematiek. Plankosten worden zo goed en sober mogelijk geraamd, bij de kosten wordt sluitende dekking aangegeven, er zijn heldere afspraken gemaakt tussen teams voor de inzet van capaciteit. Bij overschrijdingen van geraamde plankosten wordt een besluit tot aanvullende dekking gevraagd en de stand van het krediet plankosten in definitiefase wordt gevolgd. Monitoren, evalueren en bijsturen van plankosten is en blijft van essentieel belang voor optimale beheersing van projectkosten.

In de bijgevoegde tabellen treft u de stand van het krediet plankosten in definitiefase. Dit krediet wordt gevoed door een jaarlijkse onttrekking aan de reserve bedrijfsvoering plankosten en ingesteld vanuit het oogpunt van transparantie, monitoring en bewaking. Elke projectopdracht waarbij voor plankosten in definitiefase een beroep wordt gedaan op het krediet, wordt aan het college ter vaststelling aangeboden. Deze werkwijze is voor het bestuur een goede grondslag voor enerzijds een betere beheersing van plankosten en anderzijds voor prioritering van de projectenportefeuille. Ofwel: het bestuur geeft keer op keer bewust fiat aan het investeren van voorbereidingstijd in projecten en weet precies hoeveel geld hiermee gemoeid is.

Op het moment dat er een kaderbesluit wordt genomen, worden de plankosten meegenomen in de totale lasten van het project en vloeien de reeds gemaakte plankosten in één keer terug in de reserve. Indien een project geen doorgang vindt, kunnen de kosten uiteraard niet worden meegenomen in de totale projectkosten. In dat geval vindt er geen terugstorting plaats in de reserve en kan dat bedrag niet opnieuw beschikbaar worden gesteld. In beide gevallen zal het project na kaderbesluit worden afgerond en uit het krediet worden gehaald. Er resteert op dit moment voor het lopende jaar nog een bedrag van circa € 2.866.945 voor de plankosten van nieuwe projecten in definitiefase (onderstaande tabel).

Plankosten - reserve
Bij de instelling van de reserve bedrijfsvoering plankosten, waaruit het krediet plankosten definitiefase is gedekt, is vastgesteld dat deze primair bedoeld is voor dekking van de plankosten van projecten in definitiefase en secundair voor het oplossen van knelpunten met betrekking tot het uitvoering van deze systematiek.