2de Voortgangsrapportage 2022

Plankosten

Plankosten - krediet

Enkele teams registeren uren per project/activiteit. De bewaking van de uren en de bijbehorende plankosten (kosten van uren van medewerkers) vindt per project plaats. De huidige opzet van plankosten heeft tot doel plankosten zowel in de fase voor kaderbesluit als na kaderbesluit inzichtelijk te maken, teneinde de beheersbaarheid te waarborgen. Om dit blijvend te monitoren zijn er overzichten voor lijn- en projectmanagers om de uren en de euro's in te zien. Daarnaast zijn voor de plankostenteam personeelstarieven berekend en wordt de casuïstiek gevolgd op naleving van deze systematiek. Plankosten worden zo goed en sober mogelijk geraamd, bij de kosten wordt sluitende dekking aangegeven, er zijn heldere afspraken gemaakt tussen teams voor de inzet van capaciteit. Bij overschrijdingen van geraamde plankosten wordt een besluit tot aanvullende dekking gevraagd en de stand van het krediet plankosten in definitiefase wordt gevolgd. Monitoren, evalueren en bijsturen van plankosten is en blijft van essentieel belang voor optimale beheersing van projectkosten.

In de bijgevoegde tabellen treft u de stand van het krediet plankosten in definitiefase. Dit krediet wordt gevoed door een jaarlijkse onttrekking aan de reserve bedrijfsvoering plankosten en ingesteld vanuit het oogpunt van transparantie, monitoring en bewaking. Elke projectopdracht waarbij voor plankosten in definitiefase een beroep wordt gedaan op het krediet, wordt aan het college ter vaststelling aangeboden. Deze werkwijze is voor het bestuur een goede grondslag voor enerzijds een betere beheersing van plankosten en anderzijds voor prioritering van de projectenportefeuille. Ofwel: het bestuur geeft keer op keer bewust fiat aan het investeren van voorbereidingstijd in projecten en weet precies hoeveel geld hiermee gemoeid is.

Op het moment dat er een kaderbesluit wordt genomen, worden de plankosten meegenomen in de totale lasten van het project en vloeien de reeds gemaakte plankosten in één keer terug in de reserve. Indien een project geen doorgang vindt, kunnen de kosten uiteraard niet worden meegenomen in de totale projectkosten. In dat geval vindt er geen terugstorting plaats in de reserve en kan dat bedrag niet opnieuw beschikbaar worden gesteld. In beide gevallen zal het project na kaderbesluit worden afgerond en uit het krediet worden gehaald. Er resteert op dit moment voor het lopende jaar nog een bedrag van circa 1.367.224 voor de plankosten van nieuwe projecten in definitiefase (onderstaande tabel).

Plankosten - krediet

Totaal beschikbaar tot en met 2021 via begroting

7.360.000

Opnieuw beschikbaar gesteld t/m 2021

6.481.603

Reeds afgesloten projecten in definitiefase in voorgaande jaren incl. 2021

- 9.931.153

 

3.910.450

  

2022 Begroting uit de reserve plankosten

598.000

Beschikbaar gesteld via 1e rapportage 2022

91.218

Opnieuw beschikbaar te stellen via 3e techn. wijz. 2022 , 2e deel Werninkterrein

59.206

  

Totaal beschikbaar

4.658.874

Lopende projecten

Projectomschrijving

Leids project of project Derden

B&W besluit

Uren tot
kaderbe-sluit totaal

Begrote kosten tot kaderbesluit

Renovatie Trien Semlerstraat

Leids project

BW18.0571

1.260

129.150

Diamantplein e.o.

Leids project

BW19.0333

1.610

165.000

Aanvullende uren Diamantplein e.o.

Leids project

BW20.0336

1.771

186.000

2e Aanvullende uren Diamantplein e.o.

Leids project

BW21.0073

400

42.000

Westerpoort ( vh Paardenwei )

Leids project/derden

BW19.0486

2.770

283.925

Aanv. budget onderz. kn Westerpoort

Leids project/derden

RB 20.0134

0

32.348

Aanv. uren Westerpoort

Leids project/derden

BW21.0129

2.829

297.075

Aanv. budget onderz.kn. Westerpoort

Leids project/derden

BW21.0129

0

150.652

2e aanv. uren Westerpoort

Leids project/derden

BW22.0252

2.892

321.000

2e aanv. budget onderz.kn. Westerpoort

Leids project/derden

BW22.0252

 

79.000

Wijksportpark De Mors

Leids project

BW21.0277

2.286

240.000

Bedrijventerrein Vlietzone midden

Leids project

BW21.0279

2.857

300.000

Bedrijventerrein Vlietzone midden onderzoekskn

Leids project

BW21.0279

 

15.000

Herinrichting openbare ruimte Verbeekstraat

Leids project

BW21.0412

710

74.500

Onderz. kn. herinr. OR Verbeekstraat

Leids project

BW21.0412

0

6.000

Herontw. Rivierenbuurt in Meerburg

Leids project

BW22.0030

3.248

341.000

Onderz. Kn. Herontw Rivierenbuurt in Meerburg

Leids project

BW22.0030

 

219.000

Totale onttrekking

  

22.632

2.881.650

     

Resterende bedrag voor 2022

   

1.777.224

Aanvraag onderweg, nog niet door college besloten

Projectomschrijving

Leids project of project Derden

Uren tot
kaderbe-sluit totaal

Begrote kosten tot kaderbesluit

Geb. visie Willem de Zwijgerlaan

Leids project

3.018

335.000

Geb. visie Willem de Zwijgerlaan onderzoekskosten

Leids project

 

75.000

Totaal aan aanvragen onderweg

  

410.000

Resterend voor nieuwe aanvragen

  

1.367.224

Plankosten - reserve
Bij de instelling van de reserve bedrijfsvoering plankosten, waaruit het krediet plankosten definitiefase is gedekt, is vastgesteld dat deze primair bedoeld is voor dekking van de plankosten van projecten in definitiefase en secundair voor het oplossen van knelpunten met betrekking tot het uitvoering van deze systematiek.