2e Bestuursrapportage 2019

Projectbeheersing

In het kader van de versterking projectbeheersing (zie collegebrief 27 september 2018, Z/18/1300933) wordt in deze paragraaf gerapporteerd over de voortgang van de maatregelen die zijn genomen om beter in control te zijn over de projecten. Eén van de maatregelen is - in navolging van de grondexploitatieprojecten - het toepassen van de systematiek van financiële voortgangsbewaking en controle op grote investeringsprojecten, die geen grondexploitatie kennen.

Net als bij de grondexploitaties worden gesprekken gevoerd om een beeld te krijgen van de (financiële) bewaking en op welke manieren dat beter zou kunnen. Dat kan zowel leiden tot verbeterpunten voor de individuele projecten als tot een generieke verbetersuggestie om voor alle projecten in te voeren.

De afgelopen periode zijn voor tien politiek gevoelige en/of risicovolle projecten van grote (financiële) omvang gesprekken gehouden waarbij de ambtelijk opdrachtgever, ambtelijk opdrachtnemer, projectcontroller, concerncontroller, interne accountant en de planning-/risicoadviseur aanwezig waren. In dit gesprek is de voortgang van het project besproken en zijn eventuele verbeteringen voor rapportages en projectbeheersing aan de orde gebracht. Deze voortgangsgesprekken moeten uiteindelijk bijdragen aan een meer effectieve projectbeheersing in termen van tijd, geld en kwaliteit.

De volgende projecten zijn deze rapportageperiode besproken (peildatum 30 juni 2019):

  1. Leidse Ring Noord
  2. Centrumroute
  3. Parkeergarage Garenmarkt incl. openbare ruimte
  4. Combibad de Vliet / IJshal
  5. Herhuisvesting ambtenaren
  6. Humanities Campus
  7. Indoor Sportcentrum
  8. Kooiplein
  9. LEAD (KPN Monuta locatie)
  10. LBSP (Leiden Bio Science Park)

Een toelichting op inhoudelijke punten van de projecten is opgenomen in programma 4, 5 en 6 van deze bestuursrapportage. Daar wordt conform afspraak gerapporteerd over de belangrijkste bijzonderheden / afwijkingen.

Uit de gesprekken kan worden geconcludeerd dat de projectmanagers over het algemeen een goed overzicht hebben van alle facetten van hun project. Zij hebben een beeld van de belangrijkste issues en de risico’s die daarmee samenhangen. De risicodossiers die binnen de gebruikelijke risicosystematiek van het projectbureau worden gevuld zijn een goed handvat voor het gesprek. Er wordt ook gewerkt aan verdere verbetering van de rapportagevorm zodat afwijkingen tijdig kunnen worden gerapporteerd.

Uit de gesprekken kwam ook naar voren dat de financiële bewaking verder kan worden gestandaardiseerd en geprofessionaliseerd. Deze is op dit moment in de basis op orde, maar op onderdelen is ruimte voor verbetering. De bewaking van plankosten blijkt om uiteenlopende redenen een lastige opgave. Er is inmiddels een verbeterslag gemaakt in een beter zicht op de gebruikte interne uren, zodat de projectmanager hier meer sturing aan kan geven.

Naar aanleiding van de gevoerde gesprekken is ook geconstateerd dat het systeem van voortgangsrapportages vanuit het project richting Ambtelijke Opdrachtgevers (AOG), Bestuurlijke Opdrachtgevers (BOG) en raad niet altijd logisch oploopt met de reguliere planning en controlcyclus. We bekijken nog op welke wijze dit effectiever en meer gestandaardiseerd kan worden vormgeven.

Een andere maatregel om beter in control te zijn die het afgelopen jaar is ingezet, is het verder professionaliseren van het onderdeel planning en risicomanagement. Zo zijn er drie fte planning en risicoadviseurs in vaste dienst aangenomen. De resultaten daarvan zijn onder andere een beter inzicht in de totale projectenportefeuille en de diverse aspecten daarvan (geografische ligging, aard van het project, afhankelijkheden met andere projecten).

Daarnaast loopt binnen het projectmatig werken een professionaliserings- / opleidingstraject. Hierbij wordt alle projectmanagers en -ondersteuners een traject aangeboden waarin de (werk)wijze waarop projectmatig gewerkt wordt aan Leidse opgaven centraal staat.