Ga naar boven

Toelichting afwijkingen begroting 2019

Mee- en tegenvallers:



Energielasten
Per saldo stijgen de energielasten met ruim 20% (voor 2019 een bedrag van € 745.590). De oorzaak ligt met name in tariefstijging en energiebelasting. Omdat het energieverbruik daalt (4,6% in 2019, door o.a. efficiëntere instellingen van gebouwbeheersystemen) wordt een deel van de stijging gecompenseerd. De komende jaren zullen de energielasten dalen als gevolg van de nieuwe ambtelijke huisvesting en de afstoting van oude panden.

Krediet glasvezel Stadskantoor
De kosten voor de aanleg van een glasvezel netwerkverbinding voor het stadskantoor bedragen eenmalig € 47.820 en € 1.205 per jaar aan onderhoud. Op deze wijze beschikt het Stadskantoor over een snelle redundante verbinding met het Stadhuis en het Tweelinghuis. Voorgesteld wordt om een krediet van € 47.820 beschikbaar te stellen (afschrijftermijn 10 jaar). Het tekort aan dekking van € 6.465 (opgebouwd uit € 5.260 kapitaallasten en € 1.205 exploitatiekosten) is als tegenvaller meegenomen bij Kaderbrief 2020-2023.

Krediet toegangscontrole gemeentelijke gebouwen
Binnen de regionale samenwerking is de ambitie uitgesproken om samenwerken te vergemakkelijken en beveiligingslekken te minimaliseren door de inzet van een regionaal systeem. Daarbij komt er een toekomstbestendig platform om mogelijk nieuwe (innovatieve) diensten regionaal te implementeren. Voorgesteld wordt om een krediet van € 90.000 beschikbaar te stellen. De jaarlijkse kapitaallasten van € 18.900 zijn als tegenvaller meegenomen bij Kaderbrief 2020-2023.

Information Security Management System (ISMS)
Informatiebeveiliging en privacybescherming vereisen een structurele aanpak. Beleid en regelgeving leiden tot een veelheid van gegevens rond processen, incidenten, audits, rapportages en maatregelen. Een Information Security Management System (ISMS) is nodig om in control te komen en te blijven. De kosten voor een ISMS bedragen éénmalig € 16.400 en jaarlijks 27.400. Daarnaast is het van groot belang dat medewerkers weten wat privacy en informatiebeveiliging betekent en hoe ze in de praktijk moeten handelen. Een effectieve manier om alle medewerkers te bereiken is de inzet van een online cursus (e-learning, ook als zodanig door het College uitgesproken in het kader van de reactie op het Rekenkameronderzoek). De jaarlijkse licentiekosten hiervoor bedragen € 17.000. In het totaal betekent dit voor 2019 een nadeel van € 60.950.

Onderzoeksbudget restauratie tweede verdieping stadhuis
In de periode 2003-2013 heeft er op de tweede verdieping (bestuursverdieping) van het stadhuis een grondige restauratie plaatsgevonden waarbij niet alle gewenste restauratiewerkzaamheden zijn uitgevoerd. De niet-uitgevoerde werkzaamheden zijn in 2013 verwerkt tot een wensenlijst voor uitvoering op een later moment. Onderzoek naar de investering van deze wensen vraagt uitzoekwerk op detailniveau. Voorgesteld wordt om hiervoor een budget van € 25.000 beschikbaar te stellen.

Versterking accountmanagement economie
In Economie071 verband moet een nieuwe bedrijventerreinenstrategie worden opgesteld. Hierin zullen o.a. kansen benoemd worden op het gebied van slim ruimtegebruik, duurzaamheid en toekomstbestendigheid van bedrijventerreinen. Aan deze strategie zal ook een uitvoeringsprogramma worden gekoppeld. Daarnaast is er sprake van een toenemende betrokkenheid van Economie bij concernbrede opgaven. Voorgesteld wordt om de beleidscapaciteit van Economie uit te breiden (voor 2019 met een bedrag van € 65.000).

Vrijval overhead niet-activeerbare projecten
Als gevolg van gewijzigde regelgeving over de verslaglegging van overhead in de begroting is in de Kaderbrief 2019-2022 een nadeel op overhead opgenomen (een deel van de overheadkosten mag niet meer worden toegerekend aan 'niet-activeerbare' projecten). Dit betreft een bedrag van € 375.000 in 2019, oplopend tot een bedrag van structureel € 1.500.000 vanaf 2022. Vanaf 2020 is de systematiek voor verslaglegging van de overhead geoptimaliseerd wat betekent dat de autonome ontwikkeling kan komen te vervallen. Vanaf 2019 wordt een opslag voor overhead op het tarief van externe inhuur toegepast van € 23,00 per uur. Een deel van de bovengenoemde vrijval (€ 100.000 structureel vanaf 2020) moet beschikbaar bijven voor mogelijke budgettaire nadelen op plankosten binnen projecten/investeringen die vooral bemenst worden door externe inhuur en te maken krijgen met deze (niet begrote) opslag voor overhead.

Bijdrage Servicepunt71
In de ontwerpbegroting van Servicepunt71 wordt gerekend met een hogere bijdrage van Leiden vanwege o.a. een groei in de afname van ICT middelen, het opnemen van een post voor het opvangen meerwerk inkoop en gestegen accountantskosten. Voor 2019 betreft het een verhoging van de bijdrage met circa € 150.000.

Audio Visuele middelen Stadskantoor en Stadhuis
Leiden gaat werken volgens het principe van Het Leidse Werken. Het Leidse werken heeft een aantal uitgangspunten waaronder papierloos en digitaal werken en beter samenwerken, zowel ad hoc als standaard. Deze uitgangspunten dienen gefaciliteerd te worden in de nieuwe werkomgevingen (verbouwde stadhuis in 2021 en het stadskantoor in 2019). Er zullen moderne audio-visuele middelen (AV) nodig zijn in de vergaderruimtes om het Leidse werken te faciliteren en om de klantgeleiding bij het ontmoetingsplein goed te laten verlopen. Daarnaast zijn er AV middelen nodig voor de raadszaal, handhaving en het Klant Contact Centrum (voor hun primaire proces). Voor de 2019 is de inschatting dat hiervoor een bedrag van € 15.000 benodigd is.

Krediet restauratie Raadzaal
In de Tweede Bestuursrapportage van 2017 is voor de restauratie van de Raadzaal een krediet toegekend van € 780.000. Begin 2019 is na een eerste inhoudelijk onderzoek een raming voor de restauratie afgegeven welke dit toegekende krediet overstijgt. Voorgesteld wordt om het beschikbare krediet per saldo met een bedrag van € 620.000 te verhogen, de bijbehorende kapitaallasten zijn € 33.563. De ophoging bestaat uit de volgende mutaties:
1. Meerkosten bouwkundige werkzaamheden € 705.000 (nadeel);
2. Minderkosten audiovisuele middelen € 250.000 (voordeel);
3. Meerkosten voor verlichting en bekabeling € 165.000 (nadeel).

Tevens wijzigt de afschrijvingstermijn van de kredieten op basis van de verwachte levensduur van de uitgevoerde werkzaamheden. Deze gewijzigde afschrijvingstermijn is meegenomen in de berekening van de extra kapitaallasten van € 33.563.

In het krediet voor de restauratie van de raadzaal is voor de AV-middelen een bedrag van € 250.000 opgenomen. Er is een aparte aanmelding gedaan voor de AV-middelen stadskantoor en stadhuis waarbij wordt gemeld dat deze dienstverlening wordt uitbesteed aan Servicepunt71. Daartoe moet het krediet raadzaal worden verlaagd en wordt de kapitaallast van € 27.500 ingezet als dekking voor de jaarlijkse bijdrage aan Servicepunt71. Op de huidige geluidinstallatie zit na afschrijving in 2020 nog een resterende boekwaarde van € 88.712. Deze boekwaarde zal moeten worden afgewaardeerd op het moment dat het buiten gebruik is gesteld (jaarschijf 2020). Vanaf 2021 is de kapitaallast € 22.843 lager en dit bedrag zal worden ingezet als dekking. Per saldo resteert er dan een nadeel op de kapitaallasten van € 10.720 (€ 33.563 minus € 22.843).

Het tekort aan dekking voor de jaarlijkse kapitaallasten en het aframen van de boekwaarde zijn als tegenvaller meegenomen bij Kaderbrief 2020-2023. Voor 2020 een bedrag van € 88.720 (nadeel), 2021 een bedrag van € 26.616 (voordeel), 2022 een bedrag van € 10.720 (nadeel) en 2023 een bedrag van € 10.946 (nadeel structureel).

Budgetneutrale wijzigingen: 



Versneld uitleveren van de mobiele devices
In de reserve informatisering was voor 4 jaar een vrijval vanuit de reserve geraamd voor de proef met tablets. Doordat vanaf 2019 de tablets uitgerold worden en gedekt zijn vanuit het vervangingsbudget ICT binnen Servicepunt71 is deze onttrekking vanaf 2020 niet meer nodig. Echter voor het uitleveren en ondersteunen van honderden devices voor het Stadskantoor is extra capaciteit nodig. Ingeschat wordt dat deze kosten circa € 200.000 bedragen. Voorgesteld wordt dit bedrag te dekken uit de reserve informatisering waarin de middelen waren gereserveerd voor de proef met tablets.

Krediet verbouwing Stadskantoor
De gemeente Leiden zal bij de verbouwing van het Stadskantoor een deel van de vloeren voorzien van een nieuwe afwerklaag. De gemeente ontvangt hiervoor een vergoeding van de verhuurder. Hiertoe moet het krediet worden opgehoogd met € 102.346. Deze extra kosten worden gedekt door de vergoeding van de verhuurder van het Stadskantoor.