2e Bestuursrapportage 2019

Toelichting afwijkingen begroting 2019

Mee- en tegenvallers:

Accountantskosten
Als gevolg van meerwerk tijdens de accountantscontrole bij de jaarrekening 2018 vallen de kosten 42.400 hoger uit.

Facilitaire budgetten
Diverse ontwikkelingen hebben ervoor gezorgd dat de faciltaire budgetten op verschillende plekken niet meer in overeenstemming zijn met de daadwerkelijke kosten. Zo is in de loop der jaren meer aandacht voor de beveiliging van de panden gekomen, waardoor de kosten structureel met 50.000 zijn gestegen. Daarnaast bleek - ter voorbereiding op de nieuwe ambtelijke huisvesting - bij een analyse van de facilitaire budgetten dat deze op diverse aspecten structureel te laag waren. Hierdoor is er binnen het totale facilitaire budget sprake van een tekort van 150.000. De afgelopen jaren is het tekort binnen andere budgetten opgevangen. Het opvangen van dit tekort blijkt de afgelopen jaren echter steeds lastiger te realiseren (mede omdat de besparingsmogelijkheden zonder fundamentele keuzes niet aanwezig zijn). Bij de overgang naar de nieuwe huisvesting wordt momenteel onderzocht welke mogelijkheden er zijn om dit tekort terug te dringen.

Toegangsbeveiliging gebouwen
Voor een goede beveiliging van gemeentelijke gebouwen is het van belang dat er een nieuwe beveiligd toegangssysteem komt. De beveiligingspassen voldoen niet meer aan de huidige veiligheidseisen (denk bijvoorbeeld aan de kopieerbaarheid van de passen). Het project wordt regionaal opgepakt. Bij het nieuwe Stadskantoor van Leiden zal de regionale toegangspas als eerste locatie operationeel actief zijn. De incidentele kosten bedragen 70.000 (inzet projectleider en implementatiekosten).

Servicepunt71
De bijdrage voor Servicepunt71 is volgens een indicatieve berekening (deels gebaseerd op de tertaalrapportage) € 0,6 miljoen hoger dan geraamd. Het nadeel wordt o.a. veroorzaakt door meerwerk ICT (extra devices, accounts en thuiswerkplekken) als gevolg van groei in het aantal gebruikers, aanpassing van de leveringsafspraken, de nieuwe CAO, meerwerk jaarrekening 2018 en verbouwing van het Tweelinghuis voor huisvesten van medewerkers VRIS.

CAO-loonontwikkeling
De nieuwe cao voor gemeentepersoneel leidt voor 2019 tot meerkosten als gevolg van een hogere stijging van salarislasten dan de geraamde indexering, een eenmalige uitkering en tegemoetkoming ziektekosten. Per saldo wordt een tegenvaller van € 500.000 opgenomen in deze bestuursrapportage (zie paragraaf '4.2 Personele lasten en externe inhuur' voor nadere toelichting).

Budgetneutrale wijzigingen:

Krediet renovatie gevel stadhuis
Vanuit het onderhoud van het Stadhuis is besloten om de zandstenen gevel aan de Breestraatzijde te renoveren. Hiervoor is in 2019 een krediet beschikbaar gesteld. De bedoeling is altijd geweest dat deze renovatie tegelijkertijd zou worden uitgevoerd met de interne verbouwing van het Stadhuis (project ambtelijke herhuisvesting) zodat de overlast beperkt wordt. Nadat het krediet voor de renovatie van de gevel beschikbaar is gesteld, zijn diverse onderzoeken uitgevoerd naar de technische staat van de gevel en naar de mogelijke oplossingen. Ook zijn er proefvlakken op de gevel gezet in de periode van maart tot en met mei van dit jaar om te bepalen welke behandelmethode het beste resultaat oplevert. Naar aanleiding van deze onderzoeken wordt door de specialisten geadviseerd om de gevel te behandelen met laserstralen in plaats van met microstralen. Tevens wordt geadviseerd om een groter oppervlak te behandelen dan in eerste instantie werd aangenomen. Voorgesteld wordt om een aanvullend krediet van 554.000 beschikbaar te stellen voor deze niet geraamde kosten. De bijbehorende kapitaallasten van 25.200 kunnen binnen de huidige vastgoedexploitatie worden gedekt.

Kredietmutaties plankostensystematiek
Wegens het aanpassen van de systematiek van plankosten en de nieuwe tariefstructuur voor 2019 is geïnventariseerd welke kredieten hierdoor financiële compensatie nodig hebben. Deze inventarisatie heeft geresulteerd in een twaalftal kredieten die voor compensatie in aanmerking komen voor een totaalbedrag van € 628.353. Voorgesteld wordt de jaarlijkse kapitaallasten die ca. 25.000 bedragen en in 2020 voor 55.480 ineens te dekken uit de stelpost voor overhead.

Budgetoverhevelingen:

Verhuizing naar Level
Voor de verhuizing van medewerkers van het Stadhuis en Stadsbouwhuis is voor 2019 een budget beschikbaar gesteld. Nu de verhuizing dichterbij komt kunnen we beter inschatten wanneer we welke kosten gaan maken. De inschatting is nu dat een beperkt deel van de kosten betrekking hebben op 2020 (schoon opleveren, kosten om monumentaal meubilair te kunnen opslaan, etc.). Voorgesteld wordt om een deel van het beschikbare budget (een bedrag van 37.500) over te hevelen naar 2020. Per saldo betreft over de jaren heen een budgetneutrale wijziging.

Verhuizing publiekszaken
Bij de Eerste Bestuursrapportage is incidenteel 281.600 aan budget toegekend voor de verhuizing naar Level. Een deel van dit budget heeft echter betrekking op kosten in de periode 2020 t/m 2023. Daarom wordt een bedrag van € 80.000 overgeheveld naar de periode 2020 t/m 2023 (€ 20.000 per jaarschijf).

Af te sluiten investeringskredieten:
Niet van toepassing.