Ga naar boven

In Control

Onze organisatie is structureel bezig met het opvolgen van verbeterpunten in de interne beheersing. Elk halfjaar wordt de stand van zaken en de voortgang daarin getoetst. De interne audit functie rapporteert daar twee keer per jaar uitgebreid en in detail over. De externe accountant doet dat eveneens, meer of hoofdlijnen. We blijven benadrukken dat we een lerende organisatie willen zijn, waaraan kritische controles en rapportages ten aanzien van onze bedrijfsvoeringsprocessen belangrijke bijdragen leveren de organisatie te verbeteren.

Wij hebben ons in de Eerste Bestuursrapportage op hoofdlijnen verantwoord over de opvolging van de belangrijkste aanbevelingen naar aanleiding van de bevindingen die uit de interne controle naar voren waren gekomen. Dat waren de verbeterpunten in de interne beheersing met een risicoclassificatie 'urgent' of 'hoog'.

In het Verslag van bevindingen 2016 heeft de interne audit functie gerapporteerd op basis van de uitgevoerde verbijzonderde interne controle over het 2016. Daarin staat ook de voortgang op de verbeterpunten. Het algemene beeld is dat er nog veel verbeterpunten open staan, maar dat er merkbare verbetering zit in de opvolging van de aanbevelingen. De externe accountant heeft de bevindingen van de interne audit functie in haar verslag van bevindingen bevestigd. Beide stukken zijn voor de zomer aan de raad aangeboden.

Zoals wij in de Eerste Bestuursrapportage 2017 al meldden, ligt dit jaar de nadruk op de tien met de raad afgesproken belangrijkste focusgebieden, waarvan de meeste aandacht uitgaat naar de processen Tax Control Framework, Europees aanbesteden, IT-beveiliging en inkomende subsidies. Ten aanzien van de laatste twee onderwerpen heeft het college de raad voor de zomer twee brieven gestuurd, met een uiteenzetting van de stand van zaken.

De externe accountant heeft in haar verslag de expliciete aandacht gevraagd aan het college om in het kader van de ‘in control’-opgave nadrukkelijk ook aandacht te besteden aan de opvolging van verbeterpunten bij Servicepunt71 (SP71). SP71 voert voor de gemeente Leiden een aantal cruciale bedrijfsvoeringsprocessen uit en het college kan alleen verklaren in control te zijn als de belangrijke ketenpartners van de gemeente dit ook zijn. Wij bespreken uiteraard op periodieke basis met SP71 de voortgang van verbeteropgaven aan hun zijde en constateren dat deze serieus worden opgepakt.

In het sociaal domein is verder opvallend de grote afhankelijkheid van derden (zorgaanbieders, serviceorganisaties) ten aanzien van controle en verantwoording Jeugd, Wmo en PGB’s.
T.a.v. de controle en verantwoording van Jeugdhulp zijn we afhankelijk van derden: medewerking van accountants van zorgaanbieders aan het uitvoeren van de review door de accountant van de Tijdelijke Werk Organisatie verloopt soms nog moeizaam, waardoor aanvankelijk gestelde deadlines niet worden gehaald. De onzekerheden met betrekking tot PGB’s duren voort als gevolg van de aanhoudende problemen bij de SVB.
Mede gezien deze ontwikkelingen en het probleem dat er over 2016 op een zeer laat moment de accountantsverklaring werd vrijgegeven, komt het college in samenspraak met de griffie dit najaar met een aantal verbeterpunten, om ervoor te zorgen dat de planning volgend jaar wel gehaald kan worden.

In het najaar brengt de interne auditfunctie de managementletter 2017 uit, met daarin de bevindingen van de interne controle over het eerste halfjaar 2017. Daarbij wordt ook en vooral gekeken naar en gerapporteerd over de opvolging van de eerder genoemde verbeterpunten.